Приложение 2
К приказу № _____ от ___________
РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ КОРПОРАТИВНОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОВОЙ СИСТЕМЫ НА ДОМЕНЕ ITMO.RU
УНИВЕРСИТЕТА ИТМО
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент разработан в целях установления единого порядка использования корпоративной электронной почтовой системы (далее - КЭПС) Университета ИТМО (далее – Университет ИТМО).
1.2. Настоящий Регламент призван обеспечить бесперебойную работу и эффективное использование КЭПС в интересах деятельности Университета ИТМО.
1.3. Настоящий Регламент не определяет порядок работы с документами, направляемыми и получаемыми по КЭПС.
1.4. Сотрудникам Университета ИТМО рекомендуется иметь личный почтовый ящик в КЭПС и использовать его в рамках выполнения своих трудовых обязанностей.
1.5. Аспирантам Университета ИТМО рекомендуется иметь личный почтовый ящик в КЭПС и использовать его в рамках образовательного и научно-исследовательского процессов.
1.6. Для студентов предусмотрены почтовые ящики в домене @niuitmo.ru
2. Основные понятия и сокращения
2.1. В настоящем Регламенте применяются следующие основные понятия и сокращения:
КЭПС – корпоративная электронная почтовая система, объединяющая всех пользователей Университета ИТМО.
Пользователь – сотрудник или аспирант Университета ИТМО, которым предоставлено право пользования КЭПС Университета ИТМО.
Личный почтовый ящик – индивидуально названное и закрепленное за пользователем дисковое пространство на почтовом сервере для получения, использования и хранения почтовых сообщений.
Функциональный ящик подразделения – специальный почтовый ящик, созданный для организации взаимодействия с подразделением в рамках корпоративной почтовой системы.
Адресная книга – список, содержащий информацию о пользователе: название почтового ящика, фамилию, имя, отчество, должность в Университете[1], подразделение.
Лист рассылок – отдельные группы в Адресной книге, создаваемые для облегчения специальных общих рассылок.
Личные папки - локальные дисковые хранилища почтовых сообщений пользователя, необходимые для хранения большого объема сообщений и их архивирования.
Лимит размера личного почтового ящика - ограничение на размер (объем) почтового ящика, зависящий от категории пользователя.
Система аудита – автоматическая система, позволяющая отслеживать текущие размеры личных почтовых ящиков, рассылать служебные сообщения, получать оперативную статистику использования почтовых сервисов.
Доступ к КЭПС с помощью веб-интерфейса – возможность доступа к КЭПС с любого ПК, имеющего подключение к сети интернет, с помощью браузера.
Антивирус – автоматическая система сканирования почтовых сообщений на наличие вредоносного вирусного кода (вирусов).
Антиспам – автоматическая система сканирования почтовых сообщений на наличие нежелательной рекламной рассылки (спам).
ДИТ - Департамент информационных технологий Университета ИТМО.
ДИКИ – Департамент информационно-коммуникационной инфраструктуры Университета ИТМО.
3. Конфиденциальность в КЭПС
3.1. В пределах функционирования КЭПС обеспечивается конфиденциальность почтовых сообщений и информации о пользователях КЭПС за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3.2. Названия email адресов, а также указанные при регистрации фамилия и имя, являются доступными всем пользователям КЭПС при использовании веб-интерфейса.
4. Описание КЭПС
4.1. КЭПС организована на основе программной платформы mail.ru .
4.2. Для доступа к КЭПС можно использовать любую почтовую программу (Инструкции по настройке расположены по адресу http://dici.ifmo.ru/index.php/sotrudnikam/17-services/itmo-ru ).
4.3. Доступ к КЭПС без настройки почтовой программы возможен с помощью веб-интерфейса, для чего необходимо указать в браузере адрес https://e.mail.ru.
4.4. Браузером для использования веб-интерфеса является Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera и др.
4.5. КЭПС состоит из следующих обязательных компонентов:
4.5.1. Адресная книга, содержащая информацию о пользователях.
4.5.2. Почтовый ящик, содержащий почтовые сообщения пользователей КЭПС.
Содержимое почтовых ящиков пользователей может храниться следующими способами:
- в почтовом ящике на сервере;
- в личной папке, локально на ПК пользователя;
- в архивных папках, локально на ПК пользователя;
4.5.3. Антиспам.
В КЭПС настроена подсистема обнаружения нежелательной почты. Сообщения, которые определены подсистемой антиспам как нежелательные, хранятся в карантине в течение 30 дней с момент поступления, после чего безвозвратно удаляются. Инструкция по настройке системы антиспам в Приложении № 3.
4.5.4. Антивирус.
При обнаружении нежелательного содержания в сообщении системой антивируса вставляется сообщение с описанием причины изъятия зараженного содержания сообщения.
4.5.5. Адресная книга Пользователя – группа, созданная конкретным пользователем для структуризации своих рассылок. Такие группы недоступны для других пользователей.
4.6. У пользователей отсутствует лимит размера личных почтовых ящиков.
4.7. Для того, чтобы уменьшить размер своего личного почтового ящика, пользователь может воспользоваться следующими инструментами:
- экспортировать свои почтовые сообщения в файл;
- настроить автоматическую архивацию почтового ящика.
После использования вышеперечисленных механизмов почтовые сообщения из ящика пользователя будут храниться на жестком диске компьютера. За сохранность данных файлов пользователь отвечает самостоятельно.
5. Выделение и настройка почтового ящика
5.1. Создание личного почтового ящика осуществляется в личном кабинете ИСУ. Инструкция по созданию личного почтового ящика в Приложении №1.
5.2. Создание почтового ящика для структурных подразделений, мероприятий, конференций осуществляется на основании подачи заявки в приложении ИСУ Электронные заявки.
6. Ведение Адресной книги в КЭПС
6.1. В качестве названия личного почтового ящика рекомендована первая буква имени и фамилия пользователя, написанные латинскими буквами (например: Иван Александрович Петренко ipetrenko@itmo.ru). В случае совпадения названий личных почтовых ящиков (однофамильцы с одинаковыми инициалами) предусмотрена возможность использования следующего формата - первая буква имени, первая буква отчества и фамилия пользователя, написанные латинскими буквами (например: Иван Александрович Петренко Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.). В определенных случаях допускается иное название личного почтового ящика. В случае добавления сотрудниками ящиков с неприемлемыми названиями, администратор КЭПС вправе заблокировать такие ящики.
6.2. Название почтовых ящиков подразделений допускается с использованием аббревиатур.
6.3. Информация о пользователях в Адресной книге представлена в виде фамилии и имени пользователя, написанными русскими буквами (например: Иван Петренко).
7. Система аудита и контроля почтовых ящиков
7.1. Система Аудита – автоматическая система, выполняющая следующие действия:
- ежедневное автоматическое удаление сообщений, хранящихся более 30 дней, из папок Удаленные (Deleted Items) и Спам (Spam);
- автоматическое блокирование возможности отправки почтовых сообщений при подозрении на рассылку спама;
- оперативное получение статистики использования и нагрузки на почтовые серверы;
- ограничение до 30 получателей в одном сообщении для всех пользователей.
7.2. Каждый пользователь несет персональную ответственность за соблюдение конфиденциальности и защиты от получения третьими лицами пароля от своего личного почтового ящика.
8. Удаление и блокировка личных почтовых ящиков
8.1. Удаление личных почтовых ящиков уволенных сотрудников производится сотрудниками ДИТ на основании данных об увольнении сотрудника Университета ИТМО, еженедельно получаемых из Информационной системы управления (ИСУ) Университета ИТМО. Процедура удаления предполагает блокировку личного почтового ящика через 2 года и безвозвратное удаление в случае недостатка ресурсов дисковой подсистемы.
8.2. Отмена блокировки личного почтового ящика возможна в течение 2 лет, если блокировка произошла по причине ошибки, с обязательной процедурой подачи заявки в ДИТ.
8.3. Восстановление содержимого личного почтового ящика, удаленного по окончании срока блокировки, невозможно.
8.4. Организация передачи информации, относящейся к работе, из личных почтовых ящиков увольняемых сотрудников осуществляется руководителем соответствующего структурного подразделения на основании письменного согласия сотрудника.
9. Ограничения использования КЭПС
9.1. При пользовании КЭПС пользователи обязаны соблюдать следующие правила:
- соблюдать общепринятые нормы и правила обмена почтовыми сообщениями;
- не рассылать сообщения противозаконного или неэтичного содержания, а также содержащие угрозы в адрес других пользователей;
- строго следовать ограничениям в рассылке определенных видов информации, по которым установлен особый режим доступа и использования в соответствии в Законодательством РФ, локальными нормативными актами;
- неукоснительно соблюдать положения настоящего Регламента.
9.2. При массовой рассылке сотрудники Университета ИТМО должны использовать в качестве адресатов максимально заинтересованную аудиторию, не отправлять сообщение всем пользователям.
9.3. При систематических (более 3-х раз) нарушениях пользователем настоящего Регламента, а также по обоснованной жалобе сотрудников Университета ИТМО на действия отправителя сообщений личный почтовый ящик такого пользователя может быть заблокирован по решению Руководства Университета ИТМО по представлению администратора КЭПС.
9.4. В случае необходимости администратор КЭПС направляет обоснованную служебную записку руководителю соответствующего структурного подразделения для принятия решения о наложении дисциплинарного взыскания на нарушителя.
[1] Для внутренних совместителей указывается должность только по основному месту работы в Университете ИТМО